воскресенье, 31 октября 2010 г.

Организация бухгалтерского учета

Руководитель организации в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" отвечает за организацию бухгалтерского учета и в зависимости от объема учетной работы может: возложить ведение учета на бухгалтерскую службу как структурное подразделение организации, возглавляемое главным бухгалтером, или бухгалтера, находящегося в штате организации; передать ведение учета на договорных началах централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру - специалисту; вести учет лично.
Руководитель обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить неукоснительное выполнение всеми подразделениями, службами и работниками, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера в части оформления и представления для учета необходимых документов. Он может определить своего заместителя в качестве лица, отвечающего за организацию бухгалтерского учета.
Руководитель или лицо, отвечающее за организацию бухгалтерского учета, обязан утвердить приказом (распоряжением): положение об учетной политике организации, которое включает рабочий план счетов бухгалтерского учета; определяет способы и методы бухгалтерского учета, являющиеся элементами учетной политики организации; формы первичных учетных документов, которые не предусмотрены типовой системой учетной первичной документации; порядок проведения инвентаризации; правила документооборота и технологии обработки учетной информации; другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета. Как правило, организация и ведение бухгалтерского учета в организации возлагаются на главного бухгалтера.
Главный бухгалтер (бухгалтер) назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации и непосредственно ему подчиняется.
Руководителю организации необходимо согласовывать с главным бухгалтером назначения, увольнения и перемещения материально - ответственных лиц (кассиров, кладовщиков и др.).
На главного бухгалтера (или специалиста, привлекаемого для ведения бухгалтерского учета) нежелательно возлагать обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за денежные средства и материальные ценности, а также с получением по чекам и другим финансовым документам денежных средств и материальных ценностей для организации. Руководитель организации письменным распоряжением определяет круг лиц, на которых он возлагает указанные обязанности.
На малом предприятии, не имеющем в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия.
При освобождении главного бухгалтера от занимаемой должности производится сдача дел вновь назначенному на эту должность сотруднику, т.е. проводится проверка состояния бухгалтерского учета и достоверности отчетных данных, с обязательным составлением соответствующего акта, утверждаемого руководителем организации.
Главный бухгалтер несет ответственность за: формирование учетной политики; правильное ведение бухгалтерского учета всех хозяйственных операций; своевременное представление в установленные адреса и сроки оперативной и аналитической информации, а также бухгалтерской отчетности.
Главный бухгалтер совместно с руководителем организации подписывает документы, служащие основанием для приемки и выдачи материальных ценностей и денежных средств, расчетных, кредитных и финансовых обязательств, а также согласовывает заключаемые хозяйственные договоры. Право подписи вместо главного бухгалтера может быть предоставлено лицам, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя организации.
Главному бухгалтеру запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и нарушающим договорную и финансовую дисциплину. О таких документах главный бухгалтер письменно сообщает руководителю организации. При получении от руководителя письменного распоряжения о принятии указанных документов к учету главный бухгалтер исполняет его. Всю полноту ответственности за незаконность совершенных хозяйственных операций в данном случае несет руководитель организации.
В обязанности главного бухгалтера также входит создание системы первичного учета в организации в соответствии с требованиями нормативных документов по бухгалтерскому учету. Данная система должна определять порядок и сроки движения первичных учетных документов в организации и сдачи их в бухгалтерию согласно утвержденному графику.

Виды оценки в бухгалтерском учете

В зависимости от видов объектов учета, относящихся к активам в форме имущества, характера их приобретения и экономической конъюнктуры, в бухгалтерском учете используются следующие виды их оценки:
- по фактической (первоначальной) стоимости (себестоимости), которая определяется фактической себестоимостью приобретения (суммой денежных средств уплаченных) или производства того или иного вида имущества. Оценка имущества по фактической себестоимости приобретения или производства (так называемая "историческая стоимость") является основной оценкой, используемой в бухгалтерском учете в течение всего срока службы данного имущества. Имущество длительного срока пользования отражается в бухгалтерской отчетности по остаточной стоимости (учетная стоимость имущества за вычетом начисленной амортизации);
- по текущей (восстановительной) стоимости - стоимости, которая должна быть уплачена или на которую должна быть произведена эквивалентная замена в случае необходимости замены каких-либо видов имущества;
- по текущей рыночной стоимости (цене возможной реализации), т.е. по стоимости, которая может быть получена в результате возможной продажи объекта или при наступлении срока его ликвидации.
В системе российского бухгалтерского учета организация может использовать оценку имущества по рыночной стоимости, как правило, при принятии на учет отдельных видов активов при безвозмездном их получении, возвратных материалов, полученных от ликвидации основных средств, незавершенного производства и т.п.
Объекты учета, относящиеся к средствам в расчетах и обязательствам, отражаются в учете и отчетности в суммах, определяемых с учетом процентов (доходов), предусмотренных хозяйственными договорами.
Оценка затрат на производство продукции (работ, услуг), а также незавершенного производства может производиться организацией: по фактической или нормативной (плановой) производственной себестоимости; по прямым затратам; по стоимости сырья, материалов и полуфабрикатов.
Оценка материально - производственных запасов при их использовании в производстве может производиться при помощи одного из следующих методов оценки: по себестоимости единицы запасов; по средней себестоимости; по себестоимости первых по времени приобретений (ФИФО). Такой же порядок оценки применяется в части проданных товаров и готовой продукции.
Эти оценки в случае потребления (использования) указанных ценностей в производстве и при их выбытии являются производными от оценок их остатков на конец определенного отчетного периода (месяца, квартала, года).
Оценка имущества производится на определенные даты совершения хозяйственных операций, в результате которых осуществляется его принятие к учету в организации. Такими датами могут быть:
- дата вступления во владение - получения права собственности на имущество;
- дата, указанная в ведомости согласно данным инвентаризации, - оценка отдельных видов имущества в соответствующих случаях (дооценка, уценка, хищения, недостачи и т.п.) на определенные даты в течение отчетного года;
- отчетная дата - оценка имущества по состоянию на 31 декабря отчетного года;
- дата выхода из владения - передачи права собственности на имущество.
Обязательства оцениваются на даты их принятия к учету (в отдельных случаях на дату их исполнения) в соответствии с условиями договоров (контрактов), учредительными документами, законодательными актами и т.п.

Измерители бухгалтерского учета

Активы, пассивы, а также факты хозяйственной деятельности для отражения в бухгалтерском учете подлежат оценке в денежном выражении. Денежная единица является общим измерителем объектов (единиц) учета, а также базой для оценки и анализа имущественного и финансового состояния организации.
Организации осуществляют оценку активов (в том числе имущества) и пассивов (в том числе обязательств) в валюте Российской Федерации - рублях. Записи в бухгалтерском учете по валютным счетам, а также по операциям в иностранной валюте производятся организациями в рублях в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка Российской Федерации, действующему на дату совершения операции. Одновременно указанные операции осуществляются в валюте расчетов и платежей.

пятница, 29 октября 2010 г.

Основная бухгалтерская процедура

Под основной бухгалтерской процедурой понимается алгоритм действий бухгалтера, выполняемый им каждый месяц. Процедура включает в себя 6 этапов: инвентарь, вступительный баланс, журнал регистрации хозяйственных операций, главная книга, оборотная ведомость, заключительный баланс.
Рассмотрим основную бухгалтерскую процедуру на примере.
1. Инвентарь. Под инвентарем понимается перечень и стоимость хозяйственных средств предприятия на начало месяца. Формат представления инвентаря может иметь вид таблицы (таблица 8), а может быть представлен в виде списка.












2. Вступительный баланс. Вступительный баланс – это преобразованный инвентарь в таблицу баланса (таблица 9). Цель этого этапа – осуществить проверку равенства актива и пассива.













3. Журнал регистрации хозяйственных операций. На данном этапе осуществляется регистрация всех свершившихся в этом месяце хозяйственных операций. Зарегистрировать – это означает, что по хозяйственной операции определяется корреспонденция счетов (Дебет и Кредит). В учебном процессе журнал регистрации принято представлять в виде таблицы 10.













4. Главная книга. Под главной книгой понимается совокупность всех счетов, которые в этом месяце были задействованы в хозяйственных операциях или по которым есть информация о начальном остатке, а операций не было.
Для того чтобы составить Главную книгу (рис. 3), необходимо:
1) Открыть счета. Сделать заготовку счетов, указать их кодовое обозначение и внести в них сальдо начальное (Сн). То есть на этом этапе количество счетов должно совпадать с количеством счетов, имеющим начальный остаток (таблица 8).
В нашем примере сальдо начальное может быть получено по данным таблицы 8 или таблицы 9. При этом когда используются данные вступительного баланса (таблица 9) характер сальдо (Дебетовое или Кредитовое) уже задан – если сальдо отражено в активе, то в счете его записываем в Дебете (Д), если в пассиве, то в счете его записывает по Кредиту (К). Для наглядности строку сальдо начальное подчеркиваем.
2) Заносим в счета информацию о свершившихся хозяйственных операциях, соблюдая принцип двойной записи. Для этого из журнала регистрации хозяйственных операций (таблица 10) переносим запись по следующей логике: если номер счета в корреспонденции записан по дебету, то сумма этой операции с указанием номера этой операции записывается в Дебетовой части. И наоборот, если номер счета в корреспонденции записан по кредиту, то сумма этой операции с указанием номера этой операции записывается в Кредитовой части.
Справочно в счете укажем его корреспонденцию по той или иной операции.
3) Подведение итогов за месяц. Подсчитываем итог по Дебету (ОбД) и Кредиту (ОбК) каждого счета и рассчитываем сальдо конечное (Ск).




















5. Оборотная ведомость (оборотно-сальдовая и шахматная оборотная ведомости). Оборотная ведомость составляется для того, чтобы проверить правильность заполнения Главной книги – перенесения остатков, выполнения двойной записи, подведения итогов и расчета сальдо конечного.
Оборотные ведомости бывают двух видов:
- оборотно-сальдовая ведомость (таблица 11), где отражаются сальдо начальное, сальдо конечное и суммы оборотов по Дебету и Кредиту по всем счетам Главной книги.
- шахматная оборотная ведомость (таблица 12), где отражаются сальдо начальное, сальдо конечное, суммы оборотов по Дебету и Кредиту, а также корреспонденция счетов.
Шахматная оборотная ведомость является более информативной таблицей по сравнению с оборотно-сальдовой ведомостью или с балансом.















По данным таблицы 11 видно, что оборотно-сальдовая ведомость - это таблица, состоящая из трех пар равных итогов (гр.2 = гр.3; гр.4 = гр.5; гр. 6 = гр.7):
- первое равенство обусловлено равенством актива и пассива вступительного баланса;
- второе равенство обусловлено принципом двойной записи: каждая сумма отражается дважды, по Дебету одного счета и Кредиту другого;
- третье равенство обусловлено первым и вторым и правильным расчетом сальдо конечного.
Для составления шахматной оборотной ведомости необходимо, чтобы счета Главной книги содержали не только номер операции, ее сумму, но и корреспонденцию этого счета в этой операции.
Для этого внешний вид счета должен быть изменен (рис. 4).























В шахматной ведомости по столбцам отражаются дебетовые записи: сальдо начальное и конечное, если счет активный и суммы хозяйственных операций, отражаемых по дебету соответствующего счета. По строкам отражаются кредитовые записи: сальдо начальное и конечное, если счет пассивный и суммы хозяйственных операций, отражаемых по кредиту соответствующего счета. Можно сделать и наоборот.
По данным таблицы 12 видно, что шахматная оборотная ведомость кроме проверки правильности формирования Главной книги позволяет осуществить анализ корреспонденции счетов.
Для осуществления проверки правильности ведения аналитического учета также используются оборотные ведомости.
Рассмотрим, используя исходные данные анализируемого в данном разделе примера, порядок проверки аналитического учета с данными синтетического учета.
На рис.5 представлен пример ведения счетов аналитического учета по счету 10 «Материалы».








По итогам месяца информацию аналитических счетов следует свести в оборотную ведомость (таблица 13) и сверить ее итог (строка Итого) со строкой по счету 10 оборотно-сальдовой ведомости (таблица 11).









6. Заключительный баланс.
Заключительный баланса (таблица 14) составляется на основе сальдо конечного всех счетов.











Информация заключительного баланса переносится на соответствующие счета в качестве сальдо начального следующего месяца.

четверг, 28 октября 2010 г.

С благодарностью рекомендую Школу Интернет бизнеса Марины Поповой

В Школе Интернет бизнеса Марины Поповой  вы получите навыки создания своего блога, его раскрутки, написания статей и других необходимых инструментов для ведения интернет бизнеса.
И об этом я говорю не голословно. В августе 2010 года мне просто как воздух понадобилась информация по созданию блога или сайта в интернете. Собирая (и самое главное понимая) информацию по крупицам, я создала блог в Гугле и стала осваивать его инструменты. В группах Гугл я увидела объявление о наборе на первый курс Школы Интернет бизнеса Марины Поповой.
Меня заинтересовала учебная программа занятий, а также то, что это бесплатно.
Пройдя обучение на первом курсе я получила положительные результаты (которые перед вами в виде моего блога).
Кроме того, я могу с уверенностью сказать:
1) в уроках, которые преподнесены в удобной форме (текстовый, аудио и видео формат) подробно разобраны все обещанные темы
2) ШКОЛУ МАРИНЫ ПОПОВОЙ можно и нужно рекомендовать всем, кто познает азы интернет бизнеса, кому необходимы навыки создания сайта или блога и его раскрутки.
3) я благодарна Марине Поповой за ее терпение в объяснении наиболее сложных вопросов.

среда, 13 октября 2010 г.

Классификация счетов

Существует несколько подходов к классификации синтетических счетов. В таблице 5 представлена классификация бухгалтерских счетов по их структуре.
























По таблице 5 видно, что на первой стадии группировки бухгалтерские счета делятся в зависимости от их назначения на четыре группы: основные, регулирующие, операционные и финансово-результатные счета.
На основных счетах накапливается информация, характеризующая движение имущества и капитала предприятия и состояние расчетов с его дебиторами и кредиторами. Эти счета являются базовыми для формирования статей бухгалтерского баланса.
Регулирующие счета уточняют стоимостную характеристику объектов бухгалтерского учета, отражаемых на основных счетах, они не имеют самостоятельного значения, а являются только их дополнением. С их помощью текущая учетная оценка активов, отражаемых на основных счетах, регулируется до суммы их балансовой стоимости (оценки).
Операционные счета предназначены для отражения на них расходов, связанных с осуществлением хозяйственных операций, процессов заготовления, производства и реализации продукции, товаров, работ и услуг.
Финансово-результатные счета предназначены для определения результатов сопоставления доходов и связанных с их получением расходов предприятия и выявления его прибыли или убытка.
На всех перечисленных счетах путем двойной записи отражаются: имущество, принадлежащее данному предприятию, источники его формирования и вся его хозяйственная деятельность как юридического лица.
Забалансовые счета предназначены для обобщения информации о наличии и движении товарно-материальных ценностей, временно находящихся в пользовании или распоряжении предприятия (аренда, ответственное хранение, переработка), а также для контроля за отдельными хозяйственными операциями. Запись на них ведется не двойной записью, а простой записью (поступило имущество: Дебет «Название и номер счета»; выбыло имущество Кредит «Название и номер счета»).

На второй стадии группировки (таблица 5) счета делятся на основе признаков общности построения, т. е. структуры показателей информации на счетах, характеризующих экономически однородные объекты бухгалтерского учета. Основные счета на этой стадии группировки делятся на инвентарные, фондовые и счета расчетов.
Инвентарными называются счета, на которых учитываются материальные ценности и денежные средства предприятия, включая ценные бумаги. Стоимостное выражение этих объектов учета (кроме денежных средств) определяется через натуральные показатели и текущую учетную оценку (цену).
На дебете инвентарных счетов отражается поступление (приход) объектов учета, а на кредите - их отпуск (расход). Остатки на этих счетах, отражающие наличие объектов учета на соответствующую дату, всегда должны иметь дебетовый характер. Инвентарные счета всегда являются активными.
Фондовыми называются счета, на которых учитываются источники формирования собственных средств предприятия - уставный, резервный и добавочный капитал, нераспределенная прибыль и целевое финансирование.
По кредиту фондовых счетов отражается формирование (увеличение) капитала за счет соответствующих источников, а по дебету - использование (уменьшение) капитала на установленные законодательством Российской Федерации цели. Остатки на фондовых счетах, отражающие величину капитала на соответствующую дату, всегда должны иметь кредитовый характер. Фондовые счета являются пассивными.
Счета расчетов предназначены для обобщения информации о состоянии расчетов с дебиторами и кредиторами предприятия. Для правильного отражения в отчетности финансового состояния предприятия не допускается зачет между статьями его активов и пассивов, и информация о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности должна формироваться в бухгалтерском учете в развернутом виде с обособлением задолженности дебиторов и кредиторов.
Счета для отражения расчетов с дебиторами по своему строению противоположны счетам, на которых учитываются расчеты с кредиторами (рисунок 2). Расчетные счета называют активно-пассивными счетами.












На рисунке 2 отражена классическая ситуация отражения информация на счетах расчетов с дебиторами и кредиторами, которая предполагает, что сначала выставляется счет (наша организация выставляет счет покупателю-дебитору, организация поставщик-кредитор выставляет нашей организации счет), при этом формируется дебиторская и кредиторская задолженности, затем задолженность гасится путем оплаты.
Представьте как структурно будет выглядеть счет расчетов с покупателем, если согласно договора, сначала покупатель оплачивает нашей организации аванс (предоплату)? После оплаты покупатель уже будет считаться не дебитором (нам должен), а кредитором (мы должны ему реализовать продукцию). Соответственно такая задолженность будет уже отражена не в активе баланса, а в пассиве баланса. Таким образом, активный по своему формированию счет 62 "Расчетов с покупателями" после ситуации с оплатой аванса перейдет в пассив баланса.
Подобная ситуация связана с нормами делового оборота (с договорной политикой организации).

На счетах 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", 45 "Товары отгруженные", 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" образование или увеличение задолженности отражается по дебету счетов расчетов с дебиторами.
Следует отметить, что в плане счетов счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" и 45 "Товары отгруженные" отсутствуют в разделе VI "Расчеты", но их принадлежность к структурной группе "Счета расчетов" несомненна. На дебете счета 19 отражаются суммы, подлежащие зачету при расчетах с бюджетом по НДС, и этот счет корреспондирует со счетом расчетов 68 "Расчеты по налогам и сборам". С кредита активного счета 19 в корреспонденции с пассивным счетом 68 отражается погашение задолженности перед бюджетом.

Образование или увеличение задолженности перед кредиторами отражается по кредиту следующих счетов расчетов с кредиторами: 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам", 67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам", 68 "Расчеты по налогам и сборам", 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" и 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".
Погашение или зачет (уменьшение) дебиторской задолженности отражается по кредиту счетов расчетов с дебиторами, а кредиторской задолженности - по дебету счетов расчетов с кредиторами.

Если остаток дебиторской задолженности отражается, как правило, по дебету соответствующего счета расчетов с дебиторами, то остаток кредиторской задолженности, наоборот, - по кредиту соответствующего счета расчетов с кредиторами. Поэтому счета расчетов с дебиторами являются активными, а с кредиторами - пассивными.

Регулирующие счета делятся по методу регулирования оценки объектов, отражаемых на основных счетах. Если регулирование текущей учетной оценки объектов учета до суммы их балансовой стоимости осуществляется путем прибавления суммы регулятива регулирующего счета к учетной цене объекта основного счета, то такие регулирующие счета называются дополнительными.
Дополнительные регулирующие счета делятся на активные и пассивные в зависимости от содержания регулируемого основного счета. У активного основного счета дополнительный счет будет активным с остатком по дебету. У пассивного основного счета дополнительный счет будет пассивным с остатком по кредиту. В современном плане счетов дополнительные регулирующие счета отсутствуют.
Если регулирование текущей учетной оценки объектов учета основных счетов до суммы их балансовой стоимости осуществляется путем вычитания суммы регулятива регулирующего счета из учетной цены объекта основного счета, то такие регулирующие счета называются контрарными.
Контрарные счета по отношению к активным основным счетам называются контрактивными с остатком регулятива по кредиту. Они относятся к числу пассивных счетов, поскольку активу противостоит пассив.
Поскольку регулирующие счета не имеют самостоятельного значения, то в бухгалтерском балансе они непосредственно не представлены.
Контрарные счета к пассивным основным счетам называются контрпассивными с остатком регулятива по дебету, то есть они относятся к числу активных счетов. Контрпассивные счета в новом Плане счетов тоже не представлены.
Регулирующие счета могут быть и контрарно-дополнительными, например, счет 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей". Регулятив этого счета в зависимости от своего содержания то прибавляется (как у дополнительного активного счета) к текущей оценке объекта основного счета 10 (перерасход по сравнению с плановой текущей оценкой материалов), то, как у контрактивного счета, вычитается из нее (экономия по сравнению с плановой текущей оценкой материалов). Отклонения в виде перерасхода или экономии с кредита этого счета в соответствующей доле списываются по мере отпуска материалов со склада.
Операционные счета делятся в зависимости от их построения на три группы: собирательно-распределительные, бюджетно-распределительные и калькуляционные.
Отличительной особенностью собирательно-распределительных счетов является отсутствие на них остатка. Поэтому в бухгалтерском балансе они не представлены. Эти счета выполняют учетную функцию контроля за соблюдением сметных ассигнований по таким накладным расходам, как общепроизводственные или общехозяйственные расходы. Поэтому их называют также контрольно-распределительными счетами. Собирают на них затраты в разрезе сметных статей по дебету. Списание собранных на дебете за отчетный период расходов осуществляется с кредита этих счетов в целях их косвенного распределения по калькуляционным объектам.
Принцип соответствия доходов и расходов и их временной привязки к соответствующему отчетному периоду обеспечивается наличием в счетном плане бюджетно-распределительных счетов. К ним относятся: счет 96 "Резервы предстоящих расходов", 97 "Расходы будущих периодов" и 98 "Доходы будущих периодов".
Счета 96 и 97 имеют много общего. На обоих по дебету отражаются фактические расходы, связанные с производственно-хозяйственной деятельностью предприятия, а с их кредита эти расходы равномерно по установленным нормам списываются на соответствующие объекты калькулирования. Разница между ними состоит в том, что на счете 97 "Расходы будущих периодов" по дебету отражают расходы, производимые иногда, единовременно и в больших размерах, а затем по кредиту их постепенно списывают (погашают). В результате на этом счете остаток еще несписанных расходов отражается на дебете счета, поэтому он относится к активным счетам.
На счете 96 "Резервы предстоящих расходов" сначала по кредиту отражается создание необходимого резерва для покрытия предстоящих расходов путем их нормативного включения в себестоимость продукции, а затем по дебету отражаются фактически произведенные расходы. В результате на этом счете остаток неиспользованного еще резерва отражается по кредиту счета, поэтому он относится к пассивным счетам. При недостаточности созданного резерва этот счет может превратиться в свою противоположность - счет 97 "Расходы будущих периодов".
Счет 98 "Доходы будущих периодов" позволяет равномерно относить доходы на финансовые результаты соответствующего отчетного периода. По кредиту этого счета сначала отражаются доходы будущих отчетных периодов, а в соответствующем отчетном периоде, учитывая произведенные расходы, с дебета этого счета доходы списываются на финансовые результаты отчетного периода. Остаток еще несписанных доходов будущих периодов отражается на кредите счета 98, поэтому он относится к пассивным счетам.
Все бюджетно-распределительные счета имеют отношение к бухгалтерскому балансу, хотя и размещены в Плане счетов в разделе VIII "Финансовые результаты".
На калькуляционных счетах формируется информация для калькуляционных расчетов фактической себестоимости заготовленных производственных запасов, произведенной продукции и т. д.
На дебете калькуляционных счетов собираются затраты, связанные с формированием: инвентарной стоимости основных средств (счет 08 "Вложения во внеоборотные активы"), себестоимости заготовления материалов (счет 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей"), себестоимости произведенной продукции (счет 20 "Основное производство") и т. д.
Полученные и оприходованные материальные ценности списываются по исчисленной себестоимости по кредиту калькуляционных счетов. Наличие дебетовых остатков по ним свидетельствует о том, что у них есть и признаки инвентарных счетов. Это активные счета.
У таких счетов, как 28 "Брак в производстве" и 44 "Расходы на продажу", есть все признаки собирательно-распределительного характера, а счет 28 вообще не имеет остатка, следовательно, не связан с балансом.
Следует иметь в виду, что у некоторых счетов имеются признаки нескольких классификационных групп. Определять их место в классификации счетов следует по главному, основному признаку.

Синтетический и аналитический учет

Информация о состоянии и движении хозяйственных средств, которую получают из счетов открываемых на основании статей баланса, носит обобщенный характер. Для управления хозяйственной деятельностью предприятия такой информации недостаточно. Нужна более подробная и конкретная информация. Например, счет «Товары» показывает наличие и движение товаров на предприятии, но каких товаров, по каким материально-ответственным лицам – не видно. Поэтому все счета по масштабу группировки делятся на два основных вида: счета синтетические и аналитические.
Учет, который ведется на синтетических счетах, называется синтетическим, он ведется только в денежном измерении.
Учет, который ведется на аналитических счетах, называется аналитическим. Он представляет собой детализацию синтетического учета. В аналитическом учете используют и натуральные (м, шт., кг), и трудовые (чел., час.), и денежные измерители, так как из данных этого учета получают сведения о конкретных видах основных средств (зданий, оборудования, инвентаря, материалов), о задолженности каждому работнику в отдельности (Иванову, Петрову и т.д.) и т.п.

Алгоритм формирования двойной записи

Для отражения хозяйственных операций на счетах используется особый элемент метода бухгалтерского учета – двойная запись. Назначение двойной записи – отразить на счетах взаимосвязанные изменения, происходящие с объектами бухгалтерского учета в результате хозяйственных операций. При этом сумму изменения объектов бухгалтерского учета отражают одновременно по Дебету одного счета и Кредиту другого.
Взаимосвязь двух счетов называется корреспонденцией, которая может быть отображена в виде бухгалтерской записи или проводки (формулой) или графически на полях (Дебет и Кредит) соответствующих счетов.
Для составления бухгалтерской записи следует выполнить следующий алгоритм:


1. Необходимо из содержания хозяйственной операции выделить два объекта бухгалтерского учета, которые она затрагивает.
 
2. Определить, какие статьи баланса при этом будут задействованы.

3. Оценить их местоположение (в Активе и/или в Пассиве).

4. Проанализировать характер из изменения (увеличение и/или уменьшение).

5. Идентифицировать статью баланса с соответствующим счетом.

6. Дать характеристику счетов с точки зрения отношения к балансу (активный или пассивный).

7. Проанализировать, где в счете (по Дебету или по Кредиту) будет отображаться изменение.

8. Составить бухгалтерскую запись.


Рассмотрим данный алгоритм на следующей хозяйственной операции: «На расчетный счет получен краткосрочный кредит банка».

1. Данная хозяйственная операция затрагивает два объекта – расчетный счет и задолженность по расчетам с банком по краткосрочным кредитам:



2. В бухгалтерском балансе эти объекты отражаются по статье «Денежные средства» (2-й раздел Актива баланса) и «Кредиты и займы» (5-й раздел Пассива баланса).







3. Статья «Денежные средства» находится в 2-м разделе Актива баланса «Оборотные активы», а «Кредиты и займы» в 5-м разделе Пассива «Краткосрочные обязательства».







4. В результате хозяйственной операции сумма денежных средств на расчетном счете увеличится и одновременно увеличится задолженность перед банком по краткосрочному кредиту.









5. Информация по движению денежных средств отражается на счете 51 «Расчетный счет», а по расчетам по краткосрочным кредитам на счете 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».












6. Счет 51 находится в активе баланса, следовательно, является активным, счет 66 соответственно - пассивным











7. Увеличение активного счета отражается по Дебету, а пассивного – по Кредиту.












8. Таким образом, бухгалтерская запись по анализируемой хозяйственной операции: Дебет 51 «Расчетный счет» Кредит 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам». Что означает – сумма хозяйственной операции будет отражена дважды по дебету счета 51 и одновременно по кредиту счета 66.

Как видно из алгоритма, примера, а также количества ссылок в этой статье на другой теоретический материал, освоение навыка формирования бухгалтерской записи требует очень хорошего знания базовых понятий теории бухгалтерского учета: классификация объектов бухгалтерского учет, структура баланса, понятие и структура активного и пассивного счетов.

Структура активного и пассивного счетов

Для наглядного отображения изменений (увеличения или уменьшения) в средствах или их источниках счет представляется в виде таблицы, состоящей из двух частей – «Дебет» и «Кредит». Счета связаны с балансом: они открываются на основании статей баланса и соответственно подразделяются на активные и пассивные (рисунок 1).











Запись на счетах начинается с указания начального остатка, или начального сальдо, хозяйственных средств или источников их образования.
При этом:
- в активных счетах начальное сальдо записывается в дебет,
- а в пассивных – в кредит.

На рисунке 1 знаками «+» и «-» обозначены поля счета, где отражаются суммы по хозяйственным операциям: со знаком «+» - операции, которые увеличивают счет (статью баланса, хозяйственное средство, источник), а со знаком «-» - операции, которые соответственно уменьшают счет (статью баланса, хозяйственное средство или источник).

В конце месяца все изменения подсчитываются и заносятся в строку «оборот» по дебету и кредиту соответственно. Сальдо конечное рассчитывается по формулам, указанным на рисунке 1.

Следует отметить, что деление счетов по их формированию на два типа: активный и пассивный связана с бухгалтерским балансом. Однако, с точки зрения структуры счета выделяются три типа счетов: активные счета (в которых сальдо начальное и конечное отражаются исключительно в дебетовой части или равно нулю), пассивные счета (в которых сальдо начальное и конечное отражаются исключительно в кредитовой части или равно нулю) и активно-пассивные счета (сальдо может менять свое местоположение в счете, на начало месяца по дебету, а в конце месяца по кредиту, или наоборот).
Активно-пассивные счета в основном применяются для отражения расчетов с дебиторами или кредиторами (контрагентами).

четверг, 7 октября 2010 г.

Порядок хранения и уничтожения первичных документов и учетных регистров

В соответствии со ст.17 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы по учетной политике, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Росархив 06.10.2000 утвердил Перечень типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Эти сроки распространяются на все организации независимо от того, поступают ли документы на хранение в государственные или муниципальные архивы или же нет (п.2.4 Указаний по применению Перечня).
Срок хранения документов определяет постоянно действующая экспертная комиссия совместно с делопроизводственной службой, созданная в организации. Она же определяет и порядок уничтожения документов. В состав комиссии входят наиболее квалифицированные специалисты структурных основных подразделений, а также представители архивного учреждения.
Организации, документы которых приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают документы без согласования с архивными организациями. Составляются описи документов для постоянного хранения и уничтожения. Уничтожение оформляется актом.

Инвентаризация

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, соответствия учетной оценки имущества его реальной (как правило, рыночной) стоимости организации проводят инвентаризацию имущества, денежных средств, средств в расчетах и обязательств.
При инвентаризации решаются следующие задачи:
- выявляется фактическое наличие объектов длительного пользования, финансовых вложений, материально - производственных запасов, незавершенного производства и денежных средств в целях обеспечения их сохранности;
- определяется фактическое количество использованных на производство материально - производственных ресурсов;
- появляется возможность оценить товарно - материальные ресурсы с учетом их рыночной стоимости и физического состояния;
- проверяется соблюдение правил и условий хранения материальных ценностей, ценных бумаг и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов.
Количество инвентаризаций в отчетном году, порядок, сроки их проведения, а также состав инвентаризуемого имущества и обязательств определяет руководитель организации, кроме случаев, когда в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" проведение инвентаризаций обязательно, а именно:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, за исключением имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризацию основных средств можно проводить один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
- при смене материально ответственных лиц;
- при установлении фактов хищений или злоупотреблений и порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригады), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).
При проведении инвентаризаций организациям необходимо руководствоваться Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н (с изменениями и дополнениями), Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49, Постановлением Госкомстата России "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" от 18 августа 1998 г. N 88 (с изменениями и дополнениями).
Для проведения инвентаризаций в организации создаются инвентаризационные комиссии:
- постоянно действующая - организует проведение плановых инвентаризаций, а также выборочных инвентаризаций и проверок в межинвентаризационный период;
- рабочие - непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения, участвуют в определении результатов инвентаризаций;
- по проверке и выборочной инвентаризации - проводят инвентаризации по мере необходимости.
В каждом конкретном случае состав комиссии утверждает руководитель организации. Рекомендуется утверждать рабочие комиссии на весь отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентаризаций.
Отсутствие при инвентаризации хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания ее результатов недействительными.
До начала инвентаризации членам комиссии необходимо получить последние первичные документы по учету инвентаризуемых ценностей.
Оформление результатов инвентаризации активов и пассивов производится с использованием унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 (с изменениями и дополнениями),
Выявленные при инвентаризации и других проверках расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:
- основные средства, материально - производственные запасы, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации, либо увеличение финансирования (фондов) у бюджетной организации. В бухгалтерском учете коммерческой организации производятся записи по дебету счетов 01 "Основные средства", 04 "Нематериальные активы", 07 "Оборудование к установке", 10 "Материалы" и т.п. и кредиту счета 91 "Прочие доходы и расходы";
- выявленная недостача отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту соответствующих видов недостающих активов;
Недостача и порча имущества в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), а сверх норм - на виновных лиц. В тех случаях, когда виновные лица не установлены или во взыскании с них отказано судом, убытки от недостачи и порчи имущества списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации либо уменьшение финансирования (фондов) бюджетной организации.
В бухгалтерском учете коммерческой организации при этом делаются записи:
- на недостачу и порчу материальных ценностей в пределах норм - по дебету счетов 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы" и кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
- на недостачу и порчу материальных ценностей сверх норм - по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы" и кредиту счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" или счетов учета соответствующих ценностей;
- на недостачу, по которой обнаружено виновное лицо, – по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» по сумме выявленной недостачи и по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов» на сумму превышения рыночной стоимости недостающего актива и его балансовой стоимости.
В документах, представляемых для оформления списания недостачи и порчи ценностей сверх норм естественной убыли, должны быть приведены решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ во взыскании ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).
В случае выявления при инвентаризации резервов предстоящих расходов и платежей расхождений в начисленных суммах отдельных видов резервов, образуемых в установленном порядке (на предстоящую оплату отпусков работникам; выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет; выплату вознаграждений по итогам работы за год и др.), по состоянию на 31 декабря излишне начисленная сумма резерва сторнируется, а на недоначисленную сумму делается дополнительная запись.
Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация. Результаты годовой инвентаризации отражаются в учете и годовой бухгалтерской отчетности по состоянию на 31 декабря

Формы бухгалтерского учета

Форма бухгалтерского учета – совокупность учетных регистров, в которых в определенной последовательности соответствующим образом делаются учетные записи с целью получения итоговых данных, характеризующих финансовое положение и результаты хозяйственной деятельности предприятия.
Министерство финансов Российской Федерации Письмом от 24 июля 1992 г. N 59 "О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях" установило, что организации могут использовать для ведения бухгалтерского учета следующие формы:
-единую журнально-ордерную форму счетоводства, утвержденную Письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. N 63 "Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства" (используют, как правило, крупные организации отраслей материального производства);
-форму счетоводства для небольших организаций в соответствии с Письмом Минфина СССР от 6 июня 1960 г. N 176 "Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций".
В соответствии с Приказом Минфина России от 21 декабря 1998 г. N 64н "О типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства" субъекты малого предпринимательства могут применять упрощенную форму бухгалтерского учета (простая форма и форма с использованием регистров учета имущества).
Простая форма состоит в регистрации всех хозяйственных операций и выявлении результатов деятельности предприятия в одном регистре - книге учета хозяйственных операций.
Организации имеют право самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей деятельности при соблюдении общих методологических принципов бухгалтерского учета.
Согласно Федеральному закону "О бухгалтерском учете" содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Регистры бухгалтерского учета

В регистрах бухгалтерского учета на основании данных первичных учетных документов проводится систематизация и накопление информации для бухгалтерской отчетности.
В соответствии с положениями Федерального закона "О бухгалтерском учете" организации могут использовать в качестве регистров бухгалтерского учета специальные книги (журналы), листы и карточки машинограммы, полученные при помощи средств вычислительной техники, а также магнитные ленты, диски, дискеты, иные машинные носители информации.
Свободные листы изготавливаются в типографии на отдельных листах бумаги, определенным образом разграфленных. Они обязательно имеют название, указание периода, на который рассчитан учетный регистр, таблицу для ведения учетных записей (например, журнал-ордер, ведомости). Свободные листы хранятся и брошюруются в папках.
Карточкой называется бланк, отпечатанный в виде таблицы. Они используются для аналитического учета и подлежат обязательной регистрации в специальном реестре. Существуют различные формы карточек. Контокоррентные карточки применяются для учета в денежном выражении расчетов с дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами и т.д. Карточки количественно-суммового учета применяются для учета товарно-материальных ценностей.
Для карточек и свободных листов необходимо вести реестры, основное назначение которых в том, что их наличие не позволяет подменить карточки, а в случае утери какой-либо из них всегда можно установить, какой карточки не хватает.
Книги как учетные регистры отличаются тем, что помещенные в них листы с отпечатанными таблицами скреплены переплетом. Все листы прошнуровываются, скрепляются печатью и надписью «Прошнуровано и пронумеровано страниц» с подписями ответственных лиц.
Машинные носители размещают данные не на бумаге, а на магнитном или цифровом носителе. Его особенности диктуют и порядок расположения бухгалтерской информации.
Учетные регистры можно проклассифицировать:
- по содержанию (регистры синтетического учета, регистры аналитического учета, регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет);
- по видам учетных записей (хронологические, систематические и комбинированные).
При внесении информации в учетный регистр может быть допущена ошибка. Все ошибки, возникающие в бухгалтерском учете, подразделяются по следующим признакам:
- по умыслу (умышленные и неумышленные);
- по причинам возникновения (утомление, небрежность, неисправность техники);
- по последствиям (локальные, которые не влекут за собой последствий, и транзитные, которые влекут за собой последствия);
- по значимости (значимые, то есть влияющие на принятие управленческих решений и незначимые);
- по месту возникновения (в тексте, в числах, в корреспонденции счетов).
На практике существует ряд вариантов поиска ошибок:
1) при выполнении подсчета: суммировав числа, закрепить промежуточный итог, а потом набрать те же числа со знаком минус.
2) иногда при получении двух цифр, которые по правилам должны быть равны, для поиска ошибки достаточно найти разность, которая и позволит обнаружить ошибку.
3) для выявления правильности разноски информации по счетам, по регистрам используют пунктирование, «открыживание» чисел. Около проверенной суммы ставится отличительный знак (W, V).
При внесении исправлений, ни при каких обстоятельствах ошибку нельзя уничтожать, стирать резинкой или бритвой, заштриховывать или затушевывать. Различают три способа исправления ошибок.
Корректурный способ применяется в случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов и не отражается на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркивается одной чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление подтверждается подписями лиц, составившим документ, а для регистров – лицами, внесшими исправление.
Способ «дополнительной записи» применяется в том случае, когда корреспонденция счетов правильная, но сумма указана меньшая, чем следовало, причем повторена в регистрах синтетического и аналитического учета или обнаружена после подведения итогов.
Способ «красное сторно» (аннулирование) применяют при исправлении ошибок в корреспонденции счетов. Цифры, написанные красными чернилами, при подсчете итогов вычитаются. После аннулирования необходимо сделать дополнительную запись с правильной корреспонденцией.

Документооборот в бухгалтерском учете

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы и оформляется график документооборота.
Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив.
Понятие документооборота предусматривает составление графика прохождения документов, контроль за правильным оформлением документов и соответствующим отражением операций на счетах бухгалтерского учета.
График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель. Главный бухгалтер может привлечь для составления графика другие службы.
На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами.
После составления графика до каждого лица, участвующего в документообороте, официально доводятся правила оформления первичных документов и сроки их представления в бухгалтерию.
В общем виде график документооборота имеет следующий вид (таблица 15).








Приказом устанавливается ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию. Главный бухгалтер своим распоряжением по бухгалтерии обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке.
Документирование всех хозяйственных операций составляет основу первичного (аналитического) учета в организации, данные которого обобщаются в регистрах бухгалтерского учета.

Бухгалтерская обработка документов

Все документы до записи их по счетам предварительно должны быть обработаны. Выделяют следующие этапы обработки бухгалтерских документов:
1. Проверка документов.
а) формальная (полнота его содержания). При формальной проверке определяют, все ли необходимые реквизиты заполнены, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок, неоговоренных исправлений.
б) счетная проверка (арифметическая). Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки.
в) проверка по существу – выявление законности, зафиксированной в документе хозяйственной операции.
2. Таксировка – перевод натуральных измерителей в денежные.
3. Гашение – отметка на документах об их использовании. Гашение происходит путем перечеркивания документа или проставления штампа «получено», «оплачено» или «погашено».
4. Группировка документов по однородным признакам (по кассе, расчетному счету).
5. Перенос содержания документов в учетные регистры. На каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета (делают контировку) и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учетные регистры.
6. Подшивка документов по группам и сдача в архив.

Классификация первичных документов

Бухгалтерские документы подразделяются по назначению, способу отражения хозяйственных операций, месту составления и способу охвата операций (таблица 15).


Распорядительные документы содержат в себе приказ, распоряжение или дают право на совершение операции (платежное поручение, доверенность, распоряжение о проведении инвентаризации и др.). Эти документы не подтверждают факта совершения операции и не являются основой для отражения ее в учете.
Оправдательные документы оформляют уже совершенную операцию (инвентаризационная опись, различные акты и др.) и служат основанием для отражения хозяйственной операции в учете.
Комбинированные документы содержат в себе распоряжение и одновременно оформляют уже совершенную операцию (приходные и расходные кассовые ордера, накладные и др.).
Документы бухгалтерского оформления составляются и используются для нужд бухгалтерии. Эти документы конкретизируют или поясняют отражение в бухгалтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий (справки об ошибках, расчет себестоимости и др.).
Первичный документ составляется в момент совершения операции и является первым свидетельством хозяйственной операции (накладные, кассовые ордера, акты и др.).
Сводный документ составляется на основании первичных документов и обобщает сведения, содержащиеся в них (товарные, кассовые отчеты и др.), что позволяет осуществлять контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств.
Внутренние документы составляются и имеют юридическую силу только на самом предприятии (платежная ведомость, инвентаризационная опись и др.).
Внешние документы поступают на предприятие с других предприятий (счет-фактура, товарно-транспортная накладная и др.).
Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию (наряд на работу).
Накопительный документ отражает однородные разовые операции в последовательности порядка их составления. Накопительные ведомости составляются по приходу материалов на склад, расходу материалов со склада и др.
Группировочным считается документ, в котором отражается информация из однородных разовых документов, сгруппированных по тем или иным видам материалов, затрат и т.д.

Понятие и назначение первичного документа

Документ – носитель юридической и экономической информации, отражающий динамику собственности (сведения о движении материальных ценностей и денежных средств). Другими словами, документ – это материальный носитель, являющийся доказательством о факте свершения хозяйственной операции. Все хозяйственные операции должны подтверждаться оправдательными документами – первичными учетными документами.
Как правило, порядок движения первичных учетных документов и их формы определяются главным бухгалтером организации, требования которого по их ведению являются обязательными для всех работников. При организации системы применения и учета данных первичных учетных документов необходимо иметь в виду следующее:
- документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации (утверждаются Госкомстатом России);
- документы разрабатываются и утверждаются организацией самостоятельно, если они отсутствуют в указанных альбомах;
- документы должны содержать реквизиты, отдельные из которых являются обязательными. К последним относятся: наименование документа; код формы; дата составления; наименование организации; содержание операции; измерители операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки;
- должен быть утвержден круг должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов;
- документы составляются в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по ее окончании;
- порядок движения документов должен быть утвержден внутренним актом о документообороте.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Поэтому при обнаружении в них ошибки они должны быть составлены заново.
В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. При этом участники хозяйственной операции должны выполнить следующее:
- зачеркиваются неверные сведения одной чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное;
- рядом с зачеркнутой делается верная запись;
- рядом или на полях документа делается запись «Исправлено на…..» (полностью воспроизводится текст вновь внесения записи);
- лицо, внесшее исправления, подписывается под записью «Исправлено на…..» и ставит дату исправления;
- документ под внесенными исправлениями еще раз подписывают все лица, подписавшие его до внесения исправления;
- лица, подписывающие документ уже после внесения в него исправлений, одновременно ставят вторую подпись под записью о внесении исправлений.