Понятие и назначение первичного документа

Документ – носитель юридической и экономической информации, отражающий динамику собственности (сведения о движении материальных ценностей и денежных средств). Другими словами, документ – это материальный носитель, являющийся доказательством о факте свершения хозяйственной операции. Все хозяйственные операции должны подтверждаться оправдательными документами – первичными учетными документами.
Как правило, порядок движения первичных учетных документов и их формы определяются главным бухгалтером организации, требования которого по их ведению являются обязательными для всех работников. При организации системы применения и учета данных первичных учетных документов необходимо иметь в виду следующее:
- документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации (утверждаются Госкомстатом России);
- документы разрабатываются и утверждаются организацией самостоятельно, если они отсутствуют в указанных альбомах;
- документы должны содержать реквизиты, отдельные из которых являются обязательными. К последним относятся: наименование документа; код формы; дата составления; наименование организации; содержание операции; измерители операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки;
- должен быть утвержден круг должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов;
- документы составляются в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по ее окончании;
- порядок движения документов должен быть утвержден внутренним актом о документообороте.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Поэтому при обнаружении в них ошибки они должны быть составлены заново.
В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. При этом участники хозяйственной операции должны выполнить следующее:
- зачеркиваются неверные сведения одной чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное;
- рядом с зачеркнутой делается верная запись;
- рядом или на полях документа делается запись «Исправлено на…..» (полностью воспроизводится текст вновь внесения записи);
- лицо, внесшее исправления, подписывается под записью «Исправлено на…..» и ставит дату исправления;
- документ под внесенными исправлениями еще раз подписывают все лица, подписавшие его до внесения исправления;
- лица, подписывающие документ уже после внесения в него исправлений, одновременно ставят вторую подпись под записью о внесении исправлений.