Регистры бухгалтерского учета

В регистрах бухгалтерского учета на основании данных первичных учетных документов проводится систематизация и накопление информации для бухгалтерской отчетности.
В соответствии с положениями Федерального закона "О бухгалтерском учете" организации могут использовать в качестве регистров бухгалтерского учета специальные книги (журналы), листы и карточки машинограммы, полученные при помощи средств вычислительной техники, а также магнитные ленты, диски, дискеты, иные машинные носители информации.
Свободные листы изготавливаются в типографии на отдельных листах бумаги, определенным образом разграфленных. Они обязательно имеют название, указание периода, на который рассчитан учетный регистр, таблицу для ведения учетных записей (например, журнал-ордер, ведомости). Свободные листы хранятся и брошюруются в папках.
Карточкой называется бланк, отпечатанный в виде таблицы. Они используются для аналитического учета и подлежат обязательной регистрации в специальном реестре. Существуют различные формы карточек. Контокоррентные карточки применяются для учета в денежном выражении расчетов с дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами и т.д. Карточки количественно-суммового учета применяются для учета товарно-материальных ценностей.
Для карточек и свободных листов необходимо вести реестры, основное назначение которых в том, что их наличие не позволяет подменить карточки, а в случае утери какой-либо из них всегда можно установить, какой карточки не хватает.
Книги как учетные регистры отличаются тем, что помещенные в них листы с отпечатанными таблицами скреплены переплетом. Все листы прошнуровываются, скрепляются печатью и надписью «Прошнуровано и пронумеровано страниц» с подписями ответственных лиц.
Машинные носители размещают данные не на бумаге, а на магнитном или цифровом носителе. Его особенности диктуют и порядок расположения бухгалтерской информации.
Учетные регистры можно проклассифицировать:
- по содержанию (регистры синтетического учета, регистры аналитического учета, регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет);
- по видам учетных записей (хронологические, систематические и комбинированные).
При внесении информации в учетный регистр может быть допущена ошибка. Все ошибки, возникающие в бухгалтерском учете, подразделяются по следующим признакам:
- по умыслу (умышленные и неумышленные);
- по причинам возникновения (утомление, небрежность, неисправность техники);
- по последствиям (локальные, которые не влекут за собой последствий, и транзитные, которые влекут за собой последствия);
- по значимости (значимые, то есть влияющие на принятие управленческих решений и незначимые);
- по месту возникновения (в тексте, в числах, в корреспонденции счетов).
На практике существует ряд вариантов поиска ошибок:
1) при выполнении подсчета: суммировав числа, закрепить промежуточный итог, а потом набрать те же числа со знаком минус.
2) иногда при получении двух цифр, которые по правилам должны быть равны, для поиска ошибки достаточно найти разность, которая и позволит обнаружить ошибку.
3) для выявления правильности разноски информации по счетам, по регистрам используют пунктирование, «открыживание» чисел. Около проверенной суммы ставится отличительный знак (W, V).
При внесении исправлений, ни при каких обстоятельствах ошибку нельзя уничтожать, стирать резинкой или бритвой, заштриховывать или затушевывать. Различают три способа исправления ошибок.
Корректурный способ применяется в случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов и не отражается на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркивается одной чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление подтверждается подписями лиц, составившим документ, а для регистров – лицами, внесшими исправление.
Способ «дополнительной записи» применяется в том случае, когда корреспонденция счетов правильная, но сумма указана меньшая, чем следовало, причем повторена в регистрах синтетического и аналитического учета или обнаружена после подведения итогов.
Способ «красное сторно» (аннулирование) применяют при исправлении ошибок в корреспонденции счетов. Цифры, написанные красными чернилами, при подсчете итогов вычитаются. После аннулирования необходимо сделать дополнительную запись с правильной корреспонденцией.